Die Pflichtdokumente bieten Ihnen die Möglichkeit bestätigungspflichtige Dokumente schnell und einfach an Ihre Mitarbeiter zu verteilen.
Hierzu können zählen:
- Bestätigung von Dienstanweisungen bei Neueintritt
- Mitarbeiterabfragen (beispielsweise Erstbeschäftigung von Aushilfen bei der EPP)
- Bestätigung der Teilnahme an Pflichtveranstaltungen
- Einladung zu Betriebsveranstaltungen mit Essensabfrage
- Meinungsumfragen
- Verwaltung von unterschriftspflichtigen Dokumenten (Einwilligung in Bildaufnahmen, Kalendereinträge)
- Individuelle Hinweise auf Resturlaubsverfall
Ebenso besteht die Möglichkeit Erinnerungen an noch nicht beantwortete Dokumente zu versenden und die Antworten auszuwerten.
Erstellen eines neuen Pflichtdokuments
Für die Erstellung eines Pflichtdokuments wird eine pdf-Datei benötigt. Diese kann über den Button neues Pflichtdokument ausgewählt und hochgeladen werden. In dem anschließenden Interview werden alle benötigten Informationen zum Pflichtdokument abgefragt. Hierzu zählen folgende Dinge:
- bestätigungspflichtiges Dokument
- Fragetext(e)
- Antwortmöglichkeit(en)
- Zeitpunkt der Zuordnung
Zuordnung eines Pflichtdokuments zu Arbeitnehmern
Nach der Erstellung des Pflichtdokuments können Sie dieses beliebig vielen Personen im Unternehmen zuordnen.
Hierfür steht Ihnen der Button Personen zuordnen zur Verfügung.
Neben der Auswahl von einzelnen Personen kann auch nach Kostenstellen, Beschäftigungsart oder Qualifikation gefiltert werden.
Die ausgewählten Personen erhalten nach der Zuordnung eine E-Mail, in der sie über den Erhalt des neuen Pflichtdokuments benachrichtigt werden.
Weitere Funktionen
Neben der Zuordnung der Pflichtdokumente können auch Erinnerungsmails an Personen versendet werden, die das Dokument noch nicht bestätigt haben und Auswertungen zu den abgegebenen Antworten erstellt werden.
Eine Änderung der Antworttexte ist nur möglich, so lange das Dokument von noch niemandem bestätigt worden ist.
Die Ansicht der Pflichtdokumente kann entweder sortiert nach Dokument oder über die Arbeitnehmeransicht erfolgen.
Erstellung eines Pflichtdokuments aus einem Serienbrief
Auch aus einem Serienbrief ist die Erstellung eines Pflichtdokuments möglich. Somit können auch individuelle Schreiben für einzelne Personen eingestellt werden.
Für die Verwendung eines Serienbriefes ist wichtig, dass eindeutige Zuordnungsmerkmale der Personen im Dokument enthalten sind (Name, Vorname, Personalnummer).
Nach der Zuordnung der Dokumente zu den Personen, können die gleichen Vorgaben gestellt werden, wie bei den normalen Pflichtdokumenten.
Häufige Fragen
Warum kann ich das Dokument nicht löschen?
Sobald ein Pflichtdokument von einer Person beantwortet wurde, steht die Lösch- und Bearbeitungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.