In dieser Anzeige wird gesammelt aufgeführt, welche Dokumente Sie über die App an Ihre Personalabteilung hochgeladen haben.

Zusätzlich finden Sie die Dateien in den entsprechenden Menüpunkten, in denen die Übermittlung stattgefunden hat.

Mit dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) werden Eltern mit mehreren Kindern in der Pflegeversicherung entlastet.

Bei Beschäftigten mit mehr als einem Kind unter 25 Jahren reduziert sich der Beitragssatz ab dem zweiten bis zum fünften Kind um einen Abschlag in Höhe von 0,25 Beitragssatzpunkten je Kind.

Für die Berechnung des korrekten Beitragssatzes zur Pflegeversicherung benötigt der Arbeitgeber einen Nachweis über die Anzahl der Kinder und deren Alter.

In dieser Anleitung wird beschrieben wie der Nachweis einfach und digital über die ectool App gemeldet werden kann.

1. Anmelden und Formulare starten

Melden Sie sich mit ihren Zugangsdaten in der ectool App an und starten Sie den Menüpunkt Formulare senden.

2. Neues Formular auswählen

Klicken Sie die Schaltfläche Neues Formular um ein neues Formular zu erstellen.

3. Erklärung Elterneigenschaft auswählen

Wählen Sie das Formular Erklärung Elterneigenschaft aus und klicken Sie die Schaltfläche Auswahl.

4. Formular ausfüllen

Geben Sie die Informationen für Ihre Kinder ein und fügen Sie die entsprechenden Nachweise hinzu.

5. Richtigkeit bestätigen

Klicken Sie die Checkbox um die Richtigkeit Ihrer Daten zu bestätigen.

6. Formular absenden

Klicken Sie die Schaltfläche Formular absenden um das Formular an die Personalabteilung weiterzuleiten.

7. Erfolgreichen Versand überprüfen

In der Übersicht der versendeten Formulare erkennen Sie ob das Formular Erklärung Elterneigenschaft erfolgreich übermittelt wurde.

Das Formular kann mehrfach ausgefüllt und übermittelt werden.
Jede Änderung Ihrer Elterneigenschaft kann über ein neues Formular an die Personalabteilung übermittelt werden.

Ebenfalls im Menüpunkt Projektstundenverteilung befindet sich die Möglichkeit die durch Mitarbeiter verteilten Stunden zu genehmigen. Diese Funktion steht sowohl den Projektleitern als auch den Vorgesetzten einer Gruppe zur Verfügung.

Durch die Auswahl des Buttons Stundenverteilung auf Projekten genehmigen öffnet sich die Liste der Projekte, für die bereits eine vollständige Verteilung von Stunden durch die Mitarbeiter durchgeführt wurde.
Anschließend können die Projekte nachbearbeitet, genehmigt oder abgelehnt werden.

Hinweis zu abgelehnten Projekten

Sollte ein Projekt und die darauf verteilten Stunden abgelehnt werden, geht die Verteilung zur weiteren Prüfung an den Vorgesetzten der Gruppe, in der der antragstellende Mitarbeiter zugeordnet ist. Dieser kann die Verteilung abschließend bearbeiten.

In diesem Menüpunkt können die in der Projektstundenverteilung angebotenen Projekte verwaltet und neue Pojekte hinzugefügt werden.

Die hier angelegten aktiven Projekte stehen den Mitarbeitern in der Projektstundenverteilung zur Verfügung.

Neuanlage eines Projekts

Für die Neuanlage eines Projekts steht der Button neues Projekt anlegen zur Verfügung.
Anschließend kann entweder eine Kostenstelle als neues Projekt definiert oder ein individuelles Projekt angelegt werden.

Bearbeitung von Projekten

Alle Projekte im Projektstamm können über den Button Projekte bearbeiten angepasst werden.

Sämtliche Angaben, die bei der Neuanlage von Projekten getroffen worden sind, können an dieser Stelle überarbeitet werden. Weiterhin können Projekte als inaktiv gekennzeichnet werden oder deaktivierte Projekte wieder aktiviert werden.

Mit der Projektstundenverteilung können gearbeitete Stunden auf vordefinierte Projekte verteilt werden.

Verteilung von Stunden

In der Hauptansicht wird zunächst die Woche ausgesucht, für welche die Stunden verteilt werden sollen.

Nachdem die Woche ausgewählt wurde, öffnet sich die Detailansicht mit der Möglichkeit zur Stundenverteilung.

Es wird dabei durch farbliche Hervorhebung auf einen Blick ersichtlich, an welchen Tagen bereits eine Verteilung stattgefunden hat.

Um die gearbeiteten Stunden vollständig zu verteilen, müssen sie auf die zur Verfügung stehenden Projekte gebucht werden. Sobald die Verteilung 100% beträgt, wird der Tag grün markiert dargestellt.

Sollten in dieser Woche an einem Projekt gearbeitet worden sein, welches nicht automatisch in der Auswahl erscheint, kann über die Buttons neues Projekt hinzufügen oder neue Kostenstelle hinzufügen ein weiteres Projekt/Kostenstelle für die Stundenverteilung hinzugefügt werden.

Zur Vereinfachung besteht die Möglichkeit die in der Vorwoche verwendeten Projekte über den Button Projekte aus Vorwoche kopieren in die aktuelle Woche zu übernehmen.

Zwischenspeichern und Abgabe der Stundenverteilung

Die erfassten Werte können jederzeit gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Über den Button Absenden wird die Projektwoche an den Projektleiter zur Genehmigung weitergeleitet.

Achtung, es können immer nur vollständige Wochen zur Genehmigung freigegeben werden

Ab dem 01.01.2023 sind Ärzte verpflichtet den Krankenkassen Fehlzeiten von gesetzlich Versicherten elektronisch zu melden. Ihr Arbeitgeber fragt bestehende Krankheitszeiten bei der Krankenkasse an, um zu bestätigen, dass diese vorliegen.

Damit der Ablauf gewährleistet werden kann, werden die Informationen zur Fehlzeit vor der Abfrage durch den Arbeitgeber benötigt.

Meldung einer neuen Fehlzeit

Bei der Meldung einer neuen Fehlzeit stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Krankmeldung mit Arztbesuch
  Meldung einer Fehlzeit nach einem Arztbesuch. Der Fehlzeitenzeitraum muss exakt so, wie er vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt wurde, erfasst werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den vom Arzt ausgestellten Beleg hochzuladen.

• Krankmeldung ohne Arztbesuch
  Meldung einer Fehlzeit ohne vorherigen Arztbesuch.

• Arztbesuch ohne Krankmeldung
  Meldung eines Arztbesuches während der Arbeitszeit

• Kind Krank
  Meldung einer Abwesenheit wegen eines erkrankten Kindes. Der vom Arzt ausgestellte Beleg muss als Nachweis hochgeladen werden.

• Reha-Aufenthalt
  Meldung einer Abwesenheit wegen einer Reha-Maßnahme. Der vorliegende Beleg muss als Nachweis hochgeladen werden.

Ausnahmen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nur für gesetzlich Versicherte und deren eigene Fehlzeiten.

Folgende Gründe bzw. Personen sind von der Regeleung ausgenommen:

• privat Versicherte
• Arbeitsunfähigkeit wegen Reha
• Arbeitsunfähigkeit wegen Kind Krank

häufige Fragen

Warum kann ich keine "Krankmeldung ohne Arztbesuch" melden?
Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz maximal bis zu drei Tage möglich. Ihr Arbeitgeber hat die Möglichkeit die Vorlage einer Krankmeldung bereits früher zu verlangen.

Muss ich mich trotz der Meldung über die App noch bei meinem Arbeitgeber/Vorgesetzten krank melden?
Die Meldung der Fehlzeit über die App ersetzt in der Regel nicht die aktive Mitteilung über die Krankheit bei Ihrem Arbeitgeber oder Ihren Vorgesetzten. Bitte informieren Sie sich hierzu über die Vorgaben Ihres Arbeitgebers.

In der Admin-Ansicht der Pflichtdokumente können alle Funktionen genau so genutzt werden, wie in der Übersicht Pflichtdokumente.

Der Unterschied ist lediglich, dass hier sämtliche Pflichtdokumente angezeigt werden, also auch die, die von anderen Personen hochgeladen wurden.

Die Pflichtdokumente bieten Ihnen die Möglichkeit bestätigungspflichtige Dokumente schnell und einfach an Ihre Mitarbeiter zu verteilen.

Hierzu können zählen:

• Bestätigung von Dienstanweisungen bei Neueintritt
• Mitarbeiterabfragen (beispielsweise Erstbeschäftigung von Aushilfen bei der EPP)
• Bestätigung der Teilnahme an Pflichtveranstaltungen
• Einladung zu Betriebsveranstaltungen mit Essensabfrage
• Meinungsumfragen
• Verwaltung von unterschriftspflichtigen Dokumenten (Einwilligung in Bildaufnahmen, Kalendereinträge)
• Individuelle Hinweise auf Resturlaubsverfall

Ebenso besteht die Möglichkeit Erinnerungen an noch nicht beantwortete Dokumente zu versenden und die Antworten auszuwerten.

Erstellen eines neuen Pflichtdokuments

Für die Erstellung eines Pflichtdokuments wird eine pdf-Datei benötigt. Diese kann über den Button neues Pflichtdokument ausgewählt und hochgeladen werden. In dem anschließenden Interview werden alle benötigten Informationen zum Pflichtdokument abgefragt. Hierzu zählen folgende Dinge:

• bestätigungspflichtiges Dokument
• Fragetext(e)
• Antwortmöglichkeit(en)
• Zeitpunkt der Zuordnung

Zuordnung eines Pflichtdokuments zu Arbeitnehmern

Nach der Erstellung des Pflichtdokuments können Sie dieses beliebig vielen Personen im Unternehmen zuordnen.

Hierfür steht Ihnen der Button Personen zuordnen zur Verfügung.

Neben der Auswahl von einzelnen Personen kann auch nach Kostenstellen, Beschäftigungsart oder Qualifikation gefiltert werden.

Die ausgewählten Personen erhalten nach der Zuordnung eine E-Mail, in der sie über den Erhalt des neuen Pflichtdokuments benachrichtigt werden.

Weitere Funktionen

Neben der Zuordnung der Pflichtdokumente können auch Erinnerungsmails an Personen versendet werden, die das Dokument noch nicht bestätigt haben und Auswertungen zu den abgegebenen Antworten erstellt werden.

Eine Änderung der Antworttexte ist nur möglich, so lange das Dokument von noch niemandem bestätigt worden ist.

Die Ansicht der Pflichtdokumente kann entweder sortiert nach Dokument oder über die Arbeitnehmeransicht erfolgen.

Erstellung eines Pflichtdokuments aus einem Serienbrief

Auch aus einem Serienbrief ist die Erstellung eines Pflichtdokuments möglich. Somit können auch individuelle Schreiben für einzelne Personen eingestellt werden.

Für die Verwendung eines Serienbriefes ist wichtig, dass eindeutige Zuordnungsmerkmale der Personen im Dokument enthalten sind (Name, Vorname, Personalnummer).

Nach der Zuordnung der Dokumente zu den Personen, können die gleichen Vorgaben gestellt werden, wie bei den normalen Pflichtdokumenten.

Häufige Fragen

Warum kann ich das Dokument nicht löschen?
Sobald ein Pflichtdokument von einer Person beantwortet wurde, steht die Lösch- und Bearbeitungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.

Als Administrator können Sie Scheck -online- mithilfe der .exe-Datei unter Windows installieren.

Um die Installation in Ihrer Softwareverteilung zu vereinfachen, können Sie für das Windows-Installationsprogramm folgende Optionen verwenden:

Installation

/InstallMode - Modus zur Neuinstallation

/InstallPath=[path]
Absoluter Pfad, der den vollständigen Installationsort angibt. Es ist nicht erforderlich, dass dieses Verzeichnis bereits existiert.

Beispiel (Neuinstallation):

scheck_client.exe /InstallMode /InstallPath="C:\Program Files\SCHECK -online-\"

In diesem Menüpunkt können Sie A1-Bescheinigungen für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dies kann dann nötig werden, wenn Ihnen Mitarbeiter zugeordnet sind, die nicht selbst über einen Zugang zur ectool-App verfügen und daher nicht die Möglichkeit haben, selbst eine A1-Bescheinigung zu beantragen.

In der Übersicht werden Ihnen alle erstellten Anträge mitsamt deren Bearbeitungsstatus angezeigt.

Erstellung eines neuen Antrags

Für die Erstellung eines neuen Antrags steht Ihnen der Button neue Bescheiniung erstellen zur Verfügung.

Hierüber startet die normale Erstellung des Antrags, wie im Menüpunkt A1 Bescheinigungen verwalten beschrieben.

In der Auswertungsdruckübersicht stehen Ihnen verschiedene Auswertungen zur Verfügung, die Sie bei Bedarf abrufen können.

Welche Auswertung in der Übersicht erscheinen, wird von Ihrer Geschäftsleitung bzw. der Personalabteilung festgelegt.

Die gewünschte Auswertung kann angeklickt und somit gestartet werden. Es öffnet sich automatisch eine Exceltabelle, die anschließend weiter verarbeitet werden kann.

Mit diesem Menüpunkt steht Ihnen als Vorgesetzter die Möglichkeit zur Verfügung, Abwesenheite für Ihre Mitarbeiter zu erfassen. Dies wird dann nötig, wenn Ihnen Mitarbeiter zugeordnet sind, die nicht selbst über einen Zugang zur ectool-App verfügen.

Auswahl des Mitarbeiters

In der Auswahl finden Sie eine Übersicht aller Ihnen zugeordneten Mitarbeiter. Sie können den gewünschten Mitarbeiter per Klick auswählen.

Erfassung einer neuen Fehlzeit

Nach der Mitarbeiter-Auswahl öffnet sich die gleiche Ansicht wie im Programm Abwesenheit. Sie erhalten eine Übersicht des Kalenders und der Jahreswerte des gewählten Mitarbeiters und können über den Button neuer Antrag mit der Erfassung der Abwesenheit beginnen.

Die über diesen Weg erfassten Fehlzeiten müssen nicht noch einmal über die offenen Meldungen/Anträge freigegeben werden.

Von Ihrem neuen Arbeitgeber haben Sie per E-Mail die Zugangsdaten für Ihren Online-Mitarbeiterbogen erhalten.

Um diesen auszufüllen, melden Sie sich bitte wie beschrieben in der ectool-App an.

Nachdem Sie ein eigenes Passwort vergeben und sich damit angemeldet haben, werden Sie Schritt für Schritt durch das Stammformular geführt.

Sie können die Bearbeitung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Alle von Ihnen erfassten Eingaben werden gespeichert.

Ausfüllen des Stammformulars

Die benötigten Angaben des Stammformulars werden in einzelne Kategorien unterteilt, deren Bearbeitungsfortschritt Sie auf einen Blick erkennen können.

Die Eingabe erfolgt entweder über eine Dropbox, in der Sie aus mehreren Antwortmöglichkeiten wählen können, oder über eine direkte Eingabe in der Maske.

abgefragte Inhalte des Stammformulars

Im Stammformular werden alle für die Beschäftigung relevanten Informationen abgefragt.

Hierzu zählen unter anderem:

• persönliche Daten
• Angaben zu Steuer und Sozialversicherung
• Bankdaten

Die einzelnen Fragen finden Sie unten stehen in der abgefragten Reihenfolge. Dies soll Ihnen dabei helfen, sich im Vorfeld auf die erforderlichen Angaben vorzubereiten.

Bitte geben Sie in diesen beiden Abschnitten Ihre persönlichen Daten und Ihre Adressdaten wie oben genannt an.

Bitte geben Sie hier die Daten Ihrer Sozialversicherung und Ihre Geburtsdaten an.

Hinweis zur Krankenkasse: die Angabe der Krankenkasse erfolgt über die Kennnummer der Krankenkasse. Diese finden Sie auf der Rückseite Ihrer Versicherungskarte.

Bitte geben Sie in diesen beiden Abschnitten Ihre Bankdaten sowie Ihre Lohnsteuermerkmale bzw. Ihre Steueridentifikationsnummer ein.

Bitte treffen Sie in diesen beiden Abschnitten Angaben zu einer eventuell vorliegenden Schwerbehinderung und ob Sie bereits bei diesem Arbeitgeber beschäftigt waren.

Bestätigung Ihrer Angaben

Wenn Sie alle Informationen vollständig ausgefüllt haben, sind alle Abschnitte mit dem entsprechenden grünen Häkchen gekennzeichnet.

Sie können nun Ihre Angaben elektronisch bestätigen indem Sie den Button SIGNATUR ABGEBEN bestätigen. Ihr Stammformular wird anschließend elektronisch an Ihre Personalabteilung übermittelt und kann dort verarbeitet werden.

Dieser Artikel richtet sich an Systemadministratoren, welche die ectool-App auf den Computern ihres Unternehmens konfigurieren möchten.

Als Administrator können Sie die ectool-App (ab Version 2.0) mithilfe der .exe-Datei unter Windows, Android (.apk) oder MacOS (.app) installieren. Mehr Informationen zum Download und der benutzergeführten Installation finden Sie hier.

Um die Installation in Ihrer Softwareverteilung zu vereinfachen, können Sie für das Windows-Installationsprogramm folgende Optionen verwenden:

Installation

• /InstallMode - Modus zur Neuinstallation

• /UpdateMode - Modus zur Aktualisierung einer bestehenden Installation

• /InstallPath=[path]
  Absoluter Pfad, der den vollständigen Installationsort angibt. Es ist nicht erforderlich, dass dieses Verzeichnis bereits existiert.

• /DeskLinks - Verknüpfungen auf dem Desktop erstellen

• /LoginName=<firmenkürzel/vorname.nachname> - Benutzername vorgeben

• /NoPostCMD - Verhindert die Ausführung der Anwendung nach dem Update

Neu ab Version 1.1.10:

• /NoAutoUpdate - Verhindert die Anzeige des automatischen App-Updates.
  Bitte beachten Sie, dass sie den Update-Newsletter abonieren müssen um weiterhin über neue App-Updates informiert zu werden.

Beispiel (Neuinstallation):

ectool-app-win64.exe /InstallMode /InstallPath="C:\Program Files\ectool-app (64-Bit)\" /NuPostCMD /NoAutoUpdate

Beispiel (Update):

ectool-app-win64.exe /UpdateMode /InstallPath="C:\Program Files\ectool-app (64-Bit)\" /NoPostCMD /NoAutoUpdate

Deinstallation

Zur Deinstallation können Sie die uninstall.exe im Ordner der Installation aufrufen.

• /S - Deinstallation ohne Benutzeroberfläche

Beispiel:

"C:\Program Files\ectool-app (64-Bit)\uninstall.exe" /S

Hier besteht für Sie die Möglichkeit bei einem anstehenden Auslandsaufenthalt (im eurpäischen Ausland) eigenständig die benötigte A1-Bescheinigung zu beantragen und diese nach der Genehmigung abzurufen.

Bei Erstellung der Bescheinigung haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten:

• Erstellung einer "normalen" Bescheinigung für EIN Reiseland und einen bekannten Zeitraum
• Erstellung einer "Meldung für mehrere Mitgliedsstaaten", wenn mehr als ein Land bereist wird und/oder innerhalb eines bestimmtes Zeitraums wiederkehrend das gleiche Reiseland aufgesucht wird

Die benötigten Informationen werden in Form eines Interviews abgefragt und nach Abschluss direkt an die zuständige Stelle versendet.

Sobald die A1-Bescheinigung genehmigt worden ist, wird sie unter der Übersicht aller A1-Bescheinigungen aufgeführt und kann dort als pdf abgerufen werden.

Die Information über den Eingang der A1-Bescheinigung erhalten Sie per E-Mail.